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Trabalhe menos e produza mais

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Conheça algumas dicas que ajudam a aumentar a produtividade no trabalho, prevenindo o estresse e o acúmulo de tarefas ao final do expediente

Relatórios, reuniões, prazos. As tarefas são muitas, e o tempo, boa parte das vezes, escasso. Nessas horas, é importante que o profissional saiba administrar bem sua rotina de modo a cumprir com todas as obrigações. E para evitar que o trabalho se acumule na mesa, algumas dicas são fundamentais, como estabelecer prioridades e organizar melhor seus serviços diários.

Para Christian Barbosa, autor do livro "Tríade do Tempo", todos os funcionários deveriam se preocupar com a administração do tempo no trabalho desde o início da carreira. "Isso vale tanto para o estagiário quanto para o alto executivo. Com organização você consegue reduzir o seu nível de estresse, melhora seus relacionamentos e não fica com serviços pendentes", diz.

O especialista em produtividade explica que antes de tomar qualquer iniciativa é importante descobrir se a pessoa está sobrecarregada ou administrando mal o tempo. Para isso, ela deve fazer uma avaliação e ver se planejou bem o seu dia. Se mesmo assim estiver faltando tempo e ela ficar constantemente além do horário, então existe um excesso de tarefas. Caso contrário, deve aceitar que tem um problema. "Uma boa dica é aprender a usar uma ferramenta de organização. Pode ser uma agenda, um smartphone ou o Outlook. Mas o ideal é que seja apenas uma, para que você não se atrapalhe", afirma.

Outro ponto importante é reservar tempo para si mesmo na agenda. Para Barbosa, muitos profissionais enchem o seu dia de compromissos, mas acabam estressados por esquecerem de se dedicar um pouco à vida pessoal. "Além disso, também é preciso aprender a lidar com interrupções. Reserve um tempo para ler seus e-mails e estabeleça regras para se comunicar com os colegas, através de reuniões, por exemplo, evitando grandes dispersões", enumera.

O especialista recomenda ainda que os profissionais aprendam a dizer não para tarefas que estão além do seu alcance, cronograma, interesse ou de sua capacidade. Com isso, você evitará colocar coisas demais em sua agenda, e poderá se focar nas atividades que mais agregam para sua carreira. "É preciso também estabelecer um planejamento de pelo menos três dias. Um dia é muito pouco, você não tem margem para nenhum imprevisto. Mas com três você poderá se antecipar às situações e render melhor."

Vencendo a procrastinação

Christian Barbosa considera que um dos grandes vilões da produtividade no trabalho é a procrastinação, ou seja, ficar enrolando na realização de tarefas. Para superar o problema, ele indica algumas pequenas estratégias. A primeira é pensar no porquê de realizar um serviço aparentemente chato, e assim conseguir se motivar. Outra dica é tentar quebrar as atividades complexas em coisas menores, executando-a passo a passo.

"Quando você se organiza melhor, fica com mais tempo para si mesmo, para a família e melhora a saúde. E do ponto de vista profissional também é vantajoso, pois a pessoa passa a ter disponibilidade para fazer novos cursos e desenvolver um plano de carreira" explica.

L.BR.GM.2011-12-08.0637

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